Vor allem die Mitarbeiter vieler kleiner Unternehmen, aber auch teilweise größerer arbeiten engagiert vor sich hin. Es gibt häufig wenig bis gar keine Struktur in der Organisation. „Prozesse? Haben wir uns nie überlegt. Die brauchen wir bei unserer Größe nicht.“ So oder ähnlich lauten oft die Antworten der Verantwortlichen. Aber stimmt das wirklich?
Mir begegnet dieses Thema immer wieder bei neuen Kunden. Manchmal werde ich wegen anderer „Probleme“ geholt, z.B. Konflikte zwischen Mitarbeitern oder Anpassung der Strategie oder Begleitung beim Unternehmensverkauf. Dabei wird oft schnell klar, dass es keine Struktur, geschweige denn Prozesse im Unternehmen gibt.
Es ist gar nicht so kompliziert, wie sich das Manche vorstellen. Natürlich hängt es von der Unternehmensgröße und dem Vorhaben ab, wie komplex oder einfach das sein kann. Wenn man beispielsweise eine ISO-Zertifizierung machen möchte, muss man sich die Prozesse im Detail ansehen und genau dokumentieren. Das kann schon mal ein aufwändigeres Projekt werden. Ich dokumentiere nur gelebte Prozesse und beschreibe nicht irgendwelche Soll-Prozesse, die in der Schublade verschwinden, sobald das Qualitätsmanagement Audit vorbei ist.
Erst unlängst habe ich mich mit den 2 Geschäftsführern eines Fitness-Studios zusammengesetzt. Sie hatten dringend Bedarf an Struktur. Dies ist ihnen nicht selbst aufgefallen, sondern eine Kundin hat sie darauf angesprochen und mich empfohlen. Es gibt dort keine weiteren angestellten Mitarbeiter, sondern nur Coaches und andere Personen, die auf Honorarnotenbasis mitarbeiten. Jetzt denkt man vielleicht: „Naja, was kann es in einem Fitnessstudio schon viel an Prozessen geben? Was braucht es bei zwei Leuten eine Struktur?“
400 Kunden und 12 Honorarverrechnende verursachen jedoch Aufwand. Dieser kann durch Struktur mit viel mehr Effizienz in der Abwicklung massiv verringert werden. Das wurde den 2 Geschäftsführern während des Workshops auch bewusst. Wir haben uns einen halben Tag zusammen gesetzt und in einem Brainstorming die Tätigkeiten analysiert und Abläufen bzw. Prozessen zugeordnet. So ein Fitnessstudio hat nämlich auch einige Prozesse, an die man zunächst nicht denken würde. So gibt es beispielsweise jeweils einen Prozess für Marketing/Vertrieb, Kundenbetreuung, Trainingsdurchführung, Beschaffung, Facility Management, Buchhaltung, Personalplanung usw.
Allein, sich das bewusst zu machen, hilft Klarheit und Struktur in die Abläufe zu bringen. In einem nächsten Schritt ist es auch wichtig, klare Verantwortlichkeiten zu definieren. Dies hat den beiden Geschäftsführern sehr geholfen. Auch, wenn sie sich die Verantwortung teilen, gibt es aber eine klare Trennung der Zuständigkeiten. Dass der Eine für den Anderen einspringt, wenn dieser verhindert ist, ist selbstredend.
In diesem kleinen Workshop mit diesen 2 Geschäftsführern haben wir auf Flipcharts und Whiteboards die gesamte Struktur des Fitnessstudios abgebildet. Durch die Klarheit, die für die beiden Geschäftsführer entstanden ist, sind dann auch Maßnahmen festgelegt worden. So z.B. dass es Hausregeln braucht. Oder einen Leitfaden bzw. eine Checkliste für alle externen Coaches, damit auch diese in einem vorgegebenen Rahmen agieren und so ein einheitlicheres Bild des Fitnessstudios nach außen transportieren.
Ein anderes Beispiel will ich noch herausgreifen. Es handelt sich dabei um eine Hilfsorganisation mit ca. 15 Mitarbeitern und 2 Geschäftsführern. Letztere bekämpften sich gegeneinander, was zu sehr viel Unruhe in der Organisation und zum Teil innerer Arbeitsverweigerung bei dem Einen oder der Anderen führte. Ich wurde geholt, um den Konflikt mit den beiden Geschäftsführern zu lösen.
Rasch fand ich heraus, dass es zwar ein paar Bereiche, die historisch gewachsen sind, gab, dass aber neuere Mitarbeiter nicht mehr klar zugeordnet wurden. Es fehlte wieder mal an Struktur. In einem Workshop mit den 2 Geschäftsführern und ein paar ausgewählten Mitarbeitern skizzierten wir die Prozesse, die in der Organisation vorhanden waren. Den Prozessen wurden die Mitarbeiter zugeordnet, die sie umsetzen.
Daraus ergab sich dann ein Bild, von dem ausgehend man eine Organisationsstruktur erarbeiten konnte. Die klare Aufteilung der Verantwortlichkeiten zwischen den 2 Geschäftsführern hat maßgeblich zur Beilegung des Konflikts beigetragen. Auch die Mitarbeiter waren erleichtert, klare Zuständigkeiten genannt zu bekommen.
Es war zwar nach ungefähr einem Jahr notwendig an zwei Stellen die Struktur nachzubessern, weil sie sich die Prozesse in der Praxis nicht bewährt haben. Dies merkte man daran, dass sich an diesen Schnittstellen Reibungen ergaben, die zu schwelenden Konflikten und Unzufriedenheit führten.
Aber eine Organisation lebt. Mitarbeiterwachstum, Erweiterung der Aufgabengebiete, Änderung des Führungsstils oder der Unternehmenskultur. Das sind nur ein paar Beispiele, die es nötig machen, einen Blick auf die vorhandene Struktur zu werfen. Zu prüfen, ob sie noch passend und zielführend ist.
Und, wie beschrieben, das muss weder kompliziert, noch teuer sein, aber ein klarer Blick auf die Struktur der Organisation hilft. Gerne helfe ich Ihnen dabei.
